在面對面的交談中，人們可以透過對方的臉部表情和肢體語言進行交流，但在通電話時，你會因為無法看到對方的臉，而覺得比見面時還要難溝通嗎？這一次，我們將介紹在工作情境中接聽電話時的基本用語和注意事項。

接聽電話時的基本用語

讓我們來看看從接電話到掛斷電話間的常用語句吧。

接起電話時

首先，電話最好在鈴聲響3聲內接起來。

・「はい、◯◯株式会社でございます。」
－「這裡是◯◯公司。」
拿起電話時要清楚說出公司名稱。為了讓對方更容易聽到，發音要清楚，注意不要說得太快。

・「お世話になっております。」
－「一直以來承蒙您的關照。」
這是一個標準用語，不論有沒有業務關係都能夠使用。即使來電者是陌生人也能使用這句話。

重複詢問時

在聽不清楚對方聲音的時候，請務必重問並確認聽不到的部分。

・「恐れ入ります。少しお電話が遠いようです。」
－「不好意思，聲音有點小。」
如果對方的聲音很小，不要直接說請對方大聲說話，而是說「電話が遠い」。

・「さっきの所ですが、もう一度お願いいたします。」
－「剛剛的部份，麻煩您再說一次。」
有聽不懂的話時可以這麼說。但是，不要在對方說話中途時說，而要在對方講話告一段落後再說。

・「お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか？」
－「能再請教一次您的名字嗎？」
如果你錯過了對方的姓名或公司名稱，就可以這樣說並進行確認。避免忘記，別忘了要記下聽到的名字或公司名稱。

轉接電話時

以下是將電話轉接給同事或其他部門時的說法。

・「◯◯でございますね。ただいまおつなぎ致します。少々お待ちくださいませ。」
－「是◯◯對吧。我馬上為您轉接，請稍等。」
重複轉接對象的名字而確保沒有弄錯，然後轉接電話。

・「申し訳ございません。ただいま◯◯は他の電話に出ております。終わり次第、こちらから折り返しお電話差し上げてもよろしいでしょうか？」
－「對不起，◯◯正在電話中。可以在他結束後回電給您嗎？」
如果轉接電話的對象正在接聽另一通電話，可以用這樣的句型表達。如果對方希望收到回電，請詢問他的電話號碼。

・「少々お待ちくださいませ。」
－「請稍等。」
如果需要保留通話，突然進入保留模式是不禮貌的。在保留之前一定要先說清楚。

聽取留言

如果來電者想找的人不在，可能會需要為來電者聽取留言。

・「よろしければ、わたくしがご用件を承り、◯◯にお伝え致します。」
－「如果您不介意，我可以記下內容並轉達給◯◯。」
如果來電者尋找的對象不在或正在通話中，而來電者不希望收到回電，那麼可選擇記下留言。

・「念のためご伝言の内容を確認させていただきます。」または「復唱させていただきます。」
－「以防萬一，請讓我確認一次留言內容。」或是「我重複一遍。」
聽取留言後，請務必記下並重複，以確保正確無誤。

通話結束時

以上過程完成後就會掛斷電話，但結束電話的方式會影響來電者對你的印象。

・「お電話ありがとうございました。」または「それでは、失礼いたします。」
－「謝謝您的來電。」或是「再見。」
雖然說完後理應是掛斷電話，但是千萬不要自己先掛斷。掛斷電話之前，請確保對方已掛斷電話。

接到打錯的電話時

如果接到打錯的電話，也請保持禮貌。

・「こちらは◯◯株式会社です。恐れ入りますが、どちらにおかけでしょうか？」
・「恐れ入りますが、どちら様におかけでしょうか？」
－「這裡是◯◯公司。不好意思，請問您要打去哪裡？」
－「不好意思，請問您要找誰？」
這樣回問，請對方確認撥打的電話號碼。

・「おかけになった番号は、当社の電話番号ではございません。」
－「您撥打的號碼不是本公司的電話號碼。」
之後，告訴對方打錯了電話，並說「失礼いたします。」（「抱歉失陪了」），待對方掛斷後再掛斷。

適時使用「緩衝詞」

「緩衝詞」是在要求、詢問或拒絕某事時，在進入主題之前使用的詞語。緩衝詞可以讓語句表現出柔和的印象。在接聽電話時，經常使用以下緩衝詞：

・恐れ入りますが（不好意思）
・失礼ですが（抱歉）
・あいにくですが（很遺憾）
・もしよろしければ（如果不介意的話）
・念のため（以防萬一）

總結

接電話看來似乎有些困難，但是一旦習慣了就可以順利進行。請參考這次介紹的用語多加練習。因為透過電話是看不見對方表情，因此聲音的印象非常重要。說話清晰、明亮和有自信，就可以給對方留下好印象。